- AvantUne règle : PREPARER les réunions
- Le thème est choisi lors de la précédente rencontre, ainsi que la date, sauf si elle dépend d’éventuels invités ou intervenants, que l’on contacte au plus vite pour arrêter cette date
- Retenir la salle
- Confirmer la date, le thème, les invités ou intervenants éventuels aux membres du groupe, et leur demander de faire part de leurs idées, questions, attentes par rapport à ce thème
- Réunir un petit groupe pour structurer l’échange sur le thème retenu, et établir une réserve de quelques thèmes à proposer pour les rencontres suivantes
- Le cas échéant, communiquer aux invités/intervenants ce que l’on attend d’eux, un éventuel questionnaire, etc.
- Informer le secrétariat national de la rencontre, au minimum trois semaines avant la parution souhaitée dans la page « Amis de La Vie » du journal
- Il n’est pas demandé au groupe de préparation d’être spécialiste du sujet abordé…, par contre il peut être utile de préparer soi-même quelques idées et questions personnelles, qui permettront si nécessaire de relancer ou recentrer le débat.
- Lister les infos à communiquer et les projets à débattre le jour de la rencontre
- Etablir un ordre du jour précis, avec un timing
Exemple :
19 h 00 : accueil
19 h 15 : repas partagé avec ce que chacun aura apporté
20 h 00 : infos
20 h 30 : échange sur …, avec …
22 h 00 : projets
22 h 30 : fin, autour d’un café/tisane pour ceux qui veulent et peuvent prolonger…- Envoyer aux membres du groupe une invitation, rappelant/communiquant date, lieu, thème, ordre du jour avec timing. Leur demander de façon souple ceux qui pensent participer à la rencontre.
- Préparer la salle de réunion, buffet, chaises, panneaux d’infos, affiches, table avec de la documentation (interne, externe), etc.
- PendantQuelques règles à RESPECTER :
- Le sujet prévu
- La pensée de chacun
- Le timing prévu
- Penser à présenter les invités/intervenants, ou à les faire présenter par ceux qui les ont contactés
- Penser à garder du temps pour choisir le thème et les modalités de la prochaine rencontre du groupe
- Penser à présenter les invités/intervenants, ou à les faire présenter par ceux qui les ont contactés.
- Laisser chacun s’exprimer, faire clarifier éventuellement, laisser la parole circuler librement, la distribuer si nécessaire (si quelqu’un monopolise la parole, si plusieurs parlent en même temps, etc.)
- Trouver des « p’tits trucs » pour faire participer (s’ils le souhaitent !) les plus réservés : par exemple, quelques minutes pour écrire sur papier des idées personnelles, ou pour échanger en petits groupes
- Après
- Rédiger rapidement le compte-rendu de la rencontre
- Le diffuser largement :
- Ne pas oublier ceux qui ne peuvent pas se déplacer
- Ne pas se faire oublier par ceux qui « décrochent »
- L’envoyer au secrétariat national pour publication sur le site des Amis de La Vie.